Auf einen Blick
– Anlagevermögen bildet das Fundament jedes Unternehmens – es umfasst alle Vermögensgegenstände, die langfristig im Betrieb verbleiben und nicht zum Verkauf bestimmt sind.
– Von Maschinen bis Lizenzen: Sowohl materielle als auch immaterielle Güter können Teil des Anlagevermögens sein und unterliegen der planmäßigen Abschreibung.
– Abschreibungen erfassen den Wertverzehr dieser Güter über ihre Nutzungsdauer hinweg und sind zentrale Bestandteile der Anlagenbuchführung.
– Gesetzliche Grundlagen im Handels- und Steuerrecht, insbesondere im HGB und § 6 EStG, regeln die Bewertung und Abschreibung von Anlagevermögen.
– Moderne Softwarelösungen unterstützen Anlagen- und Kreditorenbuchhaltung, indem sie Prozesse automatisieren und Transparenz über Werte und Nutzungsdauern schaffen.
Gebäude, Maschinen, PCs oder Dienstwagen – all diesen Gegenständen aus der beruflichen Sphäre ist gemeinsam, dass sie zum Anlagevermögen eines Unternehmens zählen. Per Definition sind dies nämlich diejenigen „Teile des Vermögens einer Unternehmung, die nicht zur Veräußerung bestimmt sind“. Das ist wesentlich, denn das Handelsrecht unterscheidet in § 247 II HGB zwischen Umlauf- und Anlagevermögen.
Grundsätzlich können immaterielle Vermögensgegenstände wie Konzessionen oder geleistete Anzahlungen, Sachanlagen wie etwa Grundstücke und Bauten, technische Anlagen und Maschinen, die Betriebs- und Geschäftsausstattung ebenso wie Finanzanlagen, also Beteiligungen oder Wertpapiere, Teil des Anlagevermögens sein.
Auch das Anlagevermögen verbraucht sich
Dabei ist wichtig zu verstehen, dass das Anlagevermögen zwar nicht der Veräußerung dient, aber im Unternehmen genutzt, und damit letztlich auch – zumindest aus buchhalterischer Perspektive – verbraucht wird. Das führt dazu, dass die Vermögensgegenstände des Anlagevermögens nicht einfach einmalig zum Zeitpunkt ihrer Anschaffung in Gänze als Ausgabe gebucht werden, sondern der sogenannten Abschreibung unterliegen.
Zu den Grundlagen der Anlagenbuchführung gehört daher zwingend das Verständnis von Abschreibungen. Laut Definition versteht man unter Abschreibung im engeren Sinn eine „Methode zur Ermittlung des Betrages, der bei Gegenständen des Anlagevermögens die im Laufe der Nutzungsdauer durch Nutzung eingetretenen Wertminderungen an den einzelnen Vermögensgegenständen erfassen soll und der dementsprechend in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Aufwand (bzw. in der Kostenrechnung als Kosten) angesetzt wird.“ Die Abschreibungsfähigkeit habe sich im ursprünglichen Sinn nur auf abnutzbare Gegenstände des Anlagevermögens bezogen, die sowohl materieller wie immaterieller Art also bei Lizenzen oder Konzessionen sein können.
In der Praxis funktioniert die Abschreibung, oder auch AfA (Absetzung für Abnutzung) genannt, nach deutschem Recht so, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gemäß der voraussichtlichen betrieblichen Nutzungsdauer jedes Jahr nur um einen bestimmten Teilbetrag zur Erfassung des in der Rechnungsperiode an dem einzelnen Vermögensgegenstand eingetretenen Werteverzehrs gekürzt werden. Eine Ausnahme bilden die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort in Gänze verbucht werden können.
Grundlagen der Anlagenbuchhaltung im Einkommensteuergesetz
Das regelt das Einkommensteuerrecht in § 6 EStG, wo es heißt: „Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten […] von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten […] 800 Euro nicht übersteigen.“. Bezogen ist dieser Wert auf den Nettobetrag pro Wirtschaftsgut.
Im Hinblick auf die übrigen Grundlagen der Anlagenbuchhaltung enthält das Einkommensteuergesetz auch die allgemein gültigen Bewertungsregeln für die höherwertigen Vermögensgegenstände: „Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, sind mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder dem an deren Stelle tretenden Wert, vermindert um die Absetzungen für Abnutzung, erhöhte Absetzungen, Sonderabschreibungen, Abzüge nach § 6b und ähnliche Abzüge, anzusetzen.“
Welche Aufgaben hat der Anlagenbuchhalter?
Die Aufgabe des Anlagenbuchhalters ist es nun, die jeweils aktuellen Werte zu ermitteln und entsprechend anzugeben. Dabei trifft er in der Regel nicht selbst die Entscheidung, wie lange ein Vermögensgegenstand nutzbar ist, sondern bezieht sich auf amtliche Tabellen aus dem Bundesfinanzministerium. Dort heißt es: „Die Abschreibungsdauer bemisst sich bei beweglichen Wirtschaftsgütern gemäß § 7 Abs. 1 Einkommensteuergesetz grundsätzlich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer.“
Die Nutzungsdauer sei unter Berücksichtigung der besonderen betrieblichen Verhältnisse zu schätzen. Sogenannte AfA-Tabellen seien ein Hilfsmittel dafür. Die in ihnen festgehaltenen Werte beruhten auf Erfahrungswissen. „Die AfA-Tabellen stellen keine bindende Rechtsnorm dar“, heißt es auf der Seite des Bundesfinanzministeriums weiter. Dennoch würden die in den AfA-Tabellen festgelegten Abschreibungssätze sowohl von der Rechtsprechung, der Verwaltung als auch der Wirtschaft allgemein anerkannt. Nachdem die Tabellen mittlerweile für nahezu alle Branchen von A wie Abfallwirtschaft bis Z wie Zigarrenfabrikation herausgegeben sind, wird im Regelfall kaum ein Unternehmen oder Anlagenbuchhalter davon abweichen.
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Ein nicht mit der Anlagenbuchführung verbundener Teil der Finanzbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hier geht es nicht um die Vermögensgegenstände des Unternehmens, sondern um die laufende Leistungsabwicklung zwischen dem Unternehmen und den sogenannten Kreditoren. Das sind im Grunde die Gläubiger, die Lieferungen oder Dienstleistungen erbracht haben; vereinfacht ließe sich sagen den Lieferanten. Der Kreditorenbuchhalter kümmert sich um die Eingangsrechnungen, prüft sie, gibt sie frei oder stößt Überweisungen an und kümmert sich um Reisekostenabrechnungen.
Ebenso wie die Anlagenbuchhaltung wird die Kreditorenbuchhaltung aber heute mit Hilfe von Software mit vielen automatisierten oder teilautomatisierten Prozessen gestaltet. Anlagenbuchhaltung und Software hängen eng zusammen, da die Programme nicht nur automatisiert von Jahr zu Jahr die Werte um den festgelegten Betrag mindern, sondern sich auch verschiedene Abschreibungsarten damit durchführen lassen. Denn – das ist ein weiteres Spezifikum – nicht in allen Fällen erfolgt die Abschreibung gleichmäßig über die gesamte Lebensdauer. Aktuelle Softwarelösungen erlauben außerdem die automatische Erstellung von Inventarlisten oder von Anlagenbäumen zum Beispiel für den Fuhrpark oder die IT-Infrastruktur.