Auf einen Blick
– Ein Kontenplan ordnet alle Buchführungskonten eines Unternehmens und sorgt für Übersicht und Nachvollziehbarkeit.
– Er wird aus einem Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) abgeleitet und meist einmalig bei der Einrichtung festgelegt.
– Eine Dezimalklassifikation teilt die Konten in zehn Klassen mit vierstelligen Kontonummern.
– Belege werden so passenden Bestands- oder Erfolgskonten zugeordnet, der Kontenplan ist dabei nur das Gerüst.
– SKR03 ist prozessorientiert, SKR04 folgt dem Jahresabschluss, und die Wahl des Kontenplans ist eine unternehmerische Entscheidung.
Geschäftsvorfälle nachvollziehbar machen – darum geht es immer in der Buchführung. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass es einer Reihe von Strukturierungen bedarf, um die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit finanziell in übersichtlicher und den Gesetzen entsprechender Form darzustellen.
Der Kontenplan ist in diesem Zusammenhang ein zentrales Instrument für die betriebliche Buchhaltung. Per Definition ist er „die unternehmensindividuelle systematische Gliederung aller Konten der Buchführung, zugeschnitten auf den Geschäftsbetrieb des jeweiligen Unternehmens.“
Unterschied zum Kontenrahmen
In der Praxis entsteht ein Kontenplan unternehmensindividuell aus dem sogenannten Kontenrahmen, der eine branchenübergreifende Klassifikation aller möglichen, in allen Betriebsformen allgemein vorkommenden Konten darstellt. Das jeweilige Unternehmen sucht sich aus dem Kontenrahmen die für es passenden Konten aus und überführt diese in den Kontenplan. Man kann also sagen, der Kontenrahmen ist eine allgemeine Vorlage, aus der jeder Betrieb seinen passenden Kontenplan für die Buchführung ableitet.
Generell wird der Kontenplan einmalig festgelegt, nämlich dann, wenn der Steuerberater oder die Steuerberaterin die Buchführung einrichtet. Einige Unternehmen machen dies auch in Eigenregie. Wichtig ist dabei, darauf zu achten, dass die Nummerierung der Konten tatsächlich dem Kontenrahmen folgt und nicht einfach frei nach der nächsten wählbaren Zahl zu nummerieren, da ein Überschreiben manchmal nicht möglich ist. Ein weiterer Stolperstein kann sein, dass die Bezeichnungen der Konten nicht eindeutig sind. Ohne vertiefte Kenntnisse empfiehlt es sich daher in der Regel, die Buchführung von einer Kanzlei einrichten zu lassen, unabhängig davon, ob das Unternehmen später selbst buchen möchte oder nicht.
Einheitlicher Kontenplan mit Kontenklassen
Der Kontenplan ist nämlich nicht völlig frei gestaltbar, sondern als einheitliches Instrument angelegt, da er einen Betriebsvergleich erlauben soll. Standardisiert ist der Kontenplan insbesondere durch Dezimalklassifikation, die die Konten der Finanz- und Betriebsbuchhaltung – Bestands- und Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten) – innerhalb des Kontenrahmens in zehn Kontenklassen systematisch einordnet.
Diese Kontenklassen werden dann weiter in Kontengruppen und Einzelkonten unterteilt. Jedem Buchungskonto auf der Liste wird eine vierstellige Ziffer zugewiesen. Jede dieser Nummern entspricht einer Gliederungsebene. So steht die erste Ziffer für die Kontoklasse, beispielhaft sieht die Grundstruktur der Kontenklassen so aus:
0 – Anlagevermögen
1 – Umlaufvermögen
2 – Eigenkapital und Rückstellungen
3 – Verbindlichkeiten
4 – Betriebliche Erträge
5 – Materialaufwand
6 – Personalaufwand
7 – Abschreibungen
8 – Sonstige Aufwendungen und Erträge
9 – Vortrags– und statistische Konten
Die zweite Ziffer beschreibt die Kontengruppe, die dritte die Kontenuntergruppe; an vierter Stelle schließlich steht die Ziffer für das Einzelkonto. Welche Konten ein Unternehmen benötigt, hängt immer vom Einzelfall ab, dennoch gibt es Konten, die fast immer genutzt werden, im Bereich des Anlagevermögens etwa die Konten „PKW“, „Büroeinrichtung“ und „sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung“ oder im Umlaufvermögen typischerweise die Konten „Bank“ und „Forderungen“.
Sämtliche Belege nach Plan sortieren
Alle Belege, also Rechnungen, Bons, Quittungen und so weiter werden nach dem Kontenplan dem jeweils passenden Konto für die Soll- und Habenbuchung zugewiesen. Wichtig ist hier noch einmal die Unterscheidung in Bestandskonten und Erfolgskonten. Bestandskonten, aktive wie passive, werden aus der Bilanz abgeleitet; Anfangsbestände, Zu- und Abgänge sowie Endbestände werden damit erfasst. Zu den Bestandskonten gehören etwa das Kassen-, Bank-, Debitoren-, Kreditoren-, Lager-, Eigenkapital- und Rückstellungskonto.
Dagegen nehmen Erfolgskonten Geschäftsvorfälle auf, die als Aufwendungen oder Erträge den Erfolg einer Unternehmung berühren. Erfolgskonten werden über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen, das den Unternehmungserfolg als Gewinn oder Verlust ausweist.
Mit SRK03 und SKR04 zum Kontenplan
Gemäß obiger Einordnung sind die bekannten Tabellen SKR03 und SKR04 von DATEV kein Kontenplan, sondern Kontenrahmen. Vergleichbar sind sie zum Beispiel mit dem Industriekontenrahmen des Bundesverbands der deutschen Industrie. Längst hat aber DATEV die beiden Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 an zahlreiche Branchen angepasst, und bietet etwa sogar für Apotheken oder Schulen bearbeitete Versionen an, die kostenlos zum Download zur Verfügung stehen.
Der Hauptunterschied zwischen SKR03 und SKR04 liegt also nicht in ihrer Passung für bestimmte Branchen oder Unternehmensformen, sondern in ihrer Gliederungsstruktur. SKR03 ist nach Geschäftsprozessen geordnet, während SKR04 sich an der Gliederung des Jahresabschlusses, also der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, orientiert.
Welchen Kontenplan soll ich wählen?
Den DATEV Kontenrahmen SKR03 verwenden häufiger Unternehmen, die Einnahme-Überschuss-Rechnungen machen und/oder Freiberufler sind. Der Vorteil von SKR04 liegt in der einfacheren Zugänglichkeit, er lässt zu Beginn die Buchhaltung nachvollziehbarer erscheinen. Welchen Kontenplan man aus welchem Kontenrahmen und welchen Haupttpyen wählt, bleibt eine unternehmerische Entscheidung.
Was im Übrigen zunächst auch individuell bleibt, ist die ganz konkrete Zuordnung der einzelnen Belege zu bestimmten Konten, die sogenannte Kontierung. Denn der Kontenplan ist keine Buchungsanweisung, sondern stellt lediglich das Gerüst bereit, das Entscheidungsspielräume eröffnet. In der Praxis werden diese aber in dem Maße sukzessive verschwinden, in dem sich die automatisierte Buchführung immer stärker durchsetzen wird.