Niemand kauft gerne die sprichwörtliche Katze im Sack. Das gilt beim Aufbau umfangreicher neuer Geschäftsbeziehungen genauso wie bei der Investition in Unternehmen. Transparenz in Bezug auf die geschäftlichen Daten ist daher ein Schlüssel zu geschäftlichem Erfolg. Abhängig von bestimmten Kriterien macht zudem die gesetzliche Publizitätspflicht die Veröffentlichung zur Bedingung. Einsehen können Interessierte diese Informationen dann im Bundesanzeiger.
Auf einen Blick
– Der Bundesanzeiger ist ein amtliches Bekanntmachungsorgan, das Unternehmensdaten, gerichtliche Mitteilungen und amtliche Bekanntmachungen veröffentlicht.
– Veröffentlichungspflichten hängen von Rechtsform und Unternehmensgröße ab; insbesondere Kapitalgesellschaften und große Personengesellschaften müssen Bilanzen einreichen.
– Jahresabschlüsse müssen innerhalb von 12 Monaten online eingereicht werden, bei Verstößen drohen Ordnungsgelder bis zu 25.000 Euro.
– Der Bundesanzeiger Verlag betreibt zusätzlich das Unternehmensregister, das veröffentlichungspflichtige Daten aus verschiedenen Quellen bündelt.
– Die Einsicht ins Handelsregister ist seit August 2022 kostenlos und ohne Registrierung möglich.
Elektronischer Bundesanzeiger: Was steckt dahinter?
Beim elektronischen Bundesanzeiger (eBAnz) handelt es sich um ein amtliches Bekanntmachungsorgan. Ab 2002 ergänzte er zunächst die gedruckte Ausgabe des Bundesanzeigers. Seit 2012 steht er ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung. Mit der Zusammenlegung der beiden Medien war eine Namensänderung verbunden, bei der das Wort „elektronisch“ gestrichen wurde. Die Grundlage dafür bildete eine Gesetzesänderung, die die Veröffentlichung amtlicher Bekanntmachungen in elektronischer Form erlaubt.
Der Bundesanzeiger erscheint bis zu fünfmal die Woche. Keine Ausgabe gibt es an Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen. Er enthält Bekanntmachungen von Behörden, gerichtliche Veröffentlichungen sowie Handelsregistereintragungen, veröffentlichungspflichtige Jahresabschlüsse und Hinterlegungsbekanntmachungen von Unternehmen. Dabei gliedert er sich in die folgenden sieben Bereiche:
- Amtliche Verkündigungen
- Nichtamtliche Verkündigungen
- Gerichtliche Verkündigungen
- Gesellschaftsbekanntmachungen
- Finanzberichte sowie Rechnungslegungen
- Verkündigungen vom Kapitalmarkt
- Weitere Verkündigungen.
Der amtliche Teil des Bundesanzeigers enthält Rechtsverordnungen und Bekanntmachungen des Bundes. Im nichtamtlichen Teil sind Veröffentlichungen von Institutionen zu finden. Die gerichtlichen Verkündigungen umfassen öffentliche Zustellungen, Strafsachen und Vollstreckungsverfahren. Zu den Gesellschaftsbekanntmachungen zählen Veröffentlichungen von Kapitalgesellschaften. Zu den Finanzberichten gehören vor allem Jahresabschlüsse, während unter Kapitalmarkt Fondsveröffentlichungen, Director’s Dealings und Insider Informationen erscheinen. Die weiteren Verkündigungen informieren über Ausschreibungen sowie Bekanntmachungen von Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften.
Bundesanzeiger Verlag: der Herausgeber
Der Bundesanzeiger erscheint im Bundesanzeiger Verlag mit Sitz in Köln. Gegründet wurde der Verlag 1949. Weitere Veröffentlichungen des Hauses sind das Bundesgesetzblatt, die Parlamentarischen Drucksachen und die amtlichen Publikationen der Europäischen Union. Hinzu kommen verschiedene Plattformen, die beim Bundesanzeiger Verlag geführt werden. Dazu zählen das Unternehmensregister und das Transparenzregister. Außerdem agiert der Verlag als akkreditierte Vergabestelle für die weltweiten „Legal Entity Identifiers“ (LEI). Dabei handelt es sich um global geltende Unternehmensidentifikationsnummern.
Bundesanzeiger: Bilanzen veröffentlichen
Ob Unternehmen ihre Bilanzen im Bundesanzeiger hinterlegen und veröffentlichen müssen, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Maßgeblich sind dabei die Rechtsform sowie die Unternehmensgröße. Zur Publizität verpflichtet sind demnach Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG), die GmbH, Kommanditgesellschaften (KG) oder Unternehmergesellschaften (UG). Das Gleiche gilt für Personengesellschaften ohne natürliche Personen als haftende Gesellschafter wie die GmbH & Co. KG.
Personengesellschaften müssen im Bundesanzeiger ihre Bilanzen veröffentlichen, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Entscheidende Kenngrößen sind eine Bilanzsumme von über 65 Millionen Euro, Umsatzerlöse von mehr als 130 Millionen Euro sowie eine jährliche durchschnittliche Mitarbeiterzahl von über 5.000. Werden dabei zwei der drei Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten, gilt die Publizitätspflicht.
Den Umfang und die Art der zu veröffentlichenden Informationen regelt § 325 HGB. Darin sind auch Erleichterungen abhängig von der Unternehmensgröße vorgesehen. Für Mittelständler ergibt sich daraus häufig nur eine Pflicht zur teilweisen Veröffentlichung. Für kleine Unternehmen bedeutet das zum Beispiel, dass sie weder die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) noch einen Lagebericht einreichen müssen. Kleinstunternehmen haben die Bilanz beim Bundesanzeiger nur zu hinterlegen und nicht zu veröffentlichen.
Daten beim Bundesanzeiger einreichen
Unternehmen müssen die für ihre Größe relevanten Daten elektronisch beim Bundesanzeiger einreichen. Den Eintrag nehmen sie direkt auf der dafür zur Verfügung stehenden Plattform vor. Dort wird sowohl die Möglichkeit zur Veröffentlichung als auch zur Hinterlegung angeboten. Voraussetzung dafür ist lediglich die vorherige Registrierung. Zur Übermittlung des Jahresabschlusses können Unternehmen das vorgegebene Formular ausfüllen oder eine Datei hochladen. Dabei unterstützt die Plattform des Bundesanzeigers verschiedene Dateiformate. Neben PDF sind dies Word, Excel, RTF, XML und XBRL.
Die Frist zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses beträgt zwölf Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres. Verlängern lässt sich diese Frist nicht. Unternehmen, die ihren Publikationspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, riskieren ein Ordnungsgeld. Dies kann bis zu 25.000 Euro betragen.
Unternehmensregister beim Bundesanzeiger
Beim Unternehmensregister handelt es sich um ein Online-Verzeichnis, in dem veröffentlichungspflichtige Daten zusammengeführt werden. Diese stammen aus weiteren Plattformen wie dem Handelsregister, dem Genossenschaftsregister, dem Partnerschaftsregister und dem Bundesregister. Das Register wurde 2007 gegründet und wird ebenfalls vom Bundesanzeiger Verlag betrieben. Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG).
Dadurch dass das Unternehmensregister auf verschiedene Quellen zugreift, bildet es die umfangreichste Datenbank zu Informationen über Unternehmen in Deutschland. Interessierten erleichtert es damit die Recherche wesentlich. Genau wie im Bundesanzeiger ist auch hier die Pflicht zum Eintrag abhängig von der Unternehmensgröße und Rechtsform. Grundsätzlich sind jedoch alle handelsregisterpflichtigen Unternehmen enthalten. Hinzu kommen nicht eingetragene Kaufleute, Freiberufler und GbRs, die sich freiwillig eintragen lassen haben. Neben den Bilanzen sind unter anderem aktuelle Adressdaten, Registereintragungen einschließlich der eingereichten Dokumente und Unternehmensträgerdaten zu finden.
Die Einträge im Register erfolgen auf unterschiedliche Weise. So gelangen bei anderen Registern wie dem Handelsregister eingereichte Daten automatisch in das Unternehmensregister. Veröffentlichungspflichtige Unternehmen können die relevanten Dokumente jedoch auch selbst hochladen. Dafür steht ihnen ebenfalls eine Publikations-Plattform beim Bundesanzeiger Verlag zur Verfügung. Zu beachten ist hier wiederum, ob die Informationen veröffentlicht oder nur hinterlegt werden müssen. Wer seine Offenlegungspflichten verletzt, muss auch im Fall des Unternehmensregisters mit einem Ordnungsgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen.
Kann man das Handelsregister kostenlos einsehen?
Die Einsicht in das Handelsregister ist seit August 2022 kostenlos möglich. Auch eine vorherige Registrierung ist nicht mehr nötig. Die Grundlage dafür bildet die Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). Dadurch erhalten nun alle Interessierten Einblick in die veröffentlichten Informationen. Neben Dokumenten und Urkunden von Unternehmen können dazu ebenso Vollmachten und Unterschriften gehören. Der Zugang erfolgt über das gemeinsame Registerportal der Länder oder die jeweiligen Register.
Durch den direkten Zugriff lassen sich relevante Angaben für eine Geschäftsbeziehung unkompliziert ermitteln. So ermöglichen zum Beispiel die Bilanzdaten eine erste Einschätzung der Bonität. Doch nicht nur potenzielle Geschäftspartner sollten einen Blick in die Einträge des Handelsregisters werfen. Auch die Verantwortlichen des eingetragenen Unternehmens sollten prüfen, welche Informationen dort erfasst wurden. Dies gilt umso mehr, als in der Vergangenheit vertrauliche Angaben offen zugänglich waren. In solchen Fällen ist es ratsam, wenn möglich Dokumente auszutauschen. Alternativ kann ein Antrag auf Löschung von Daten nach der DSGVO weiterhelfen.