Wer täglich mit hunderten Belegen arbeitet, weiß: Struktur ist Gold wert. Gastro Kontor unterstützt zahlreiche Gastronomiebetriebe, wie Café Extrablatt, bei Buchführung, Lohnbuchhaltung und Verwaltung. Um die internen Abläufe weiter zu verbessern, setzt das Unternehmen seit einiger Zeit auf den DATEV-Marktplatz Premium Partner ELO Digital Office GmbH. Ein Wechsel, der sich gelohnt hat. Heute laufen bei Gastro Kontor zentrale Prozesse digital, strukturiert und mit klaren Verantwortlichkeiten.
Modular, integriert, skalierbar
Die Softwarelösungen von ELO Digital Office basieren auf einem modularen System. Herzstück ist das ELO ECM-System, das als zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Archivierung dient. Spezifische Business Solutions wie ELO for DATEV, ELO Contract oder ELO Knowledge bauen darauf auf und erweitern das System gezielt um branchenspezifische oder prozessbezogene Funktionen.
Der Wechsel zu ELO for DATEV
Früher nutzte Gastro Kontor das Vorgängersystem DATEV DMS classic – mit vielen individuellen Anpassungen, aber ohne Workflow-Unterstützung. Der Impuls zur Umstellung kam über DATEV und deren Corporate Partner microPLAN – part of Plenticon Group. Anfang 2023 startete die schrittweise Migration zu ELO for DATEV. Zunächst standen der Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, aktuell nun die Rechnungsfreigabe im Fokus.
Prozesse vereinfachen – Zeit sparen
Was sich dadurch verändert hat? „Wir verabschieden uns Schritt für Schritt vom Papier – und haben den Wandel von einer einfachen Ablage zu durchgängigen digitalen Workflows geschafft. Die Rechnungsbearbeitung ist heute deutlich effizienter“, berichtet Christopher Menzel, Abteilungsleiter und Projektverantwortlicher bei Gastro Kontor. Eingangsrechnungen treffen größtenteils digital ein, werden automatisiert analysiert und einem der über 200 Mandanten zugeordnet. Anschließend prüft ein Mitarbeitender die Belege und leitet sie weiter – auch die Steuerkanzlei hat direkten Zugriff. Die Belege lassen sich revisionssicher archivieren und direkt aus dem Buchungssatz in DATEV-Rechnungswesen abrufen. Manuelle Exporte oder Rückfragen entfallen. Ein echter Zeitgewinn.
Professionelles Vertragsmanagement statt Schuhkarton-Logik
Auch das Vertragsmanagement hat Gastro Kontor mit ELO professionalisiert. „Die Ablage war früher wie ein Schuhkarton – alles drin, aber kaum etwas auffindbar“, sagt Menzel. „Mit ELO for DATEV in Verbindung mit ELO Contract haben wir jetzt einen digitalen Ordner. Alle Unterlagen und Nachträge sind strukturiert abgelegt und schnell greifbar.“ Die komfortable Suche spart Zeit – und Nerven.
Um den Aufwand in der täglichen Arbeit weiter zu reduzieren, hat Gastro Kontor auch die Zahl der Vertragsvorlagen deutlich gestrafft. Statt über 30 individueller Varianten nutzt das Unternehmen nun rund zehn Vorlagen, die sich am Systemstandard orientieren.
Mit Bedacht eingeführt – und stetig erweitert
Gastro Kontor hat sich bewusst für eine stufenweise Einführung entschieden. „Wir wollten alle Mitarbeitenden mitnehmen und ihnen Sicherheit im Umgang mit dem neuen System geben“, sagt Christopher Menzel. Die Strategie ist aufgegangen. Nun sollen auch die Gastronomiebetriebe sukzessive eingebunden werden. Ziel ist es, dass die Vorprüfung der Belege künftig direkt in ELO erfolgt – mit vorgelagerter Erfassung und digitaler Prüfung direkt in den Betrieben.
Wissen bündeln, statt doppelt zu suchen
Neben den Kernprozessen wurde auch das interne Wissen digital neu organisiert – mit der Business Solution ELO Knowledge. Anleitungen, Prozesse und Fachinformationen wie etwa der jährlich aktualisierte DATEV-Kontenrahmen sind jetzt zentral zugänglich. „Früher lagen solche Inhalte verstreut auf Laufwerken, in Teams-Ordnern oder Notizen“, erklärt Menzel. „Heute finden alle im Team die benötigten Informationen an einem Ort – schnell, aktuell und nachvollziehbar.“ So spart das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Qualität und Konsistenz im Arbeitsalltag.
Zukunft im Blick
Die Einführung weiterer Funktionen wie der digitalen Signatur im Vertragsmanagement ist geplant. Für Menzel ist klar: „Wichtig ist, sich Zeit zu nehmen und zu überlegen, welche Prozesse man wirklich digital abbilden will.“ Unternehmerinnen und Unternehmern, die ähnliche Schritte gehen wollen, rät er: „Lassen Sie sich beraten, besuchen Sie Veranstaltungen wie die ELO ECM-Tour – und prüfen Sie, wie gut sich Ihre Abläufe mit ELO for DATEV abbilden lassen.“
Fazit: Digital mit System
Gastro Kontor zeigt, wie praxisnah und wirkungsvoll die Softwarelösungen des DATEV-Marktplatz Premium Partners ELO Digital Office GmbH Unternehmen bei der digitalen Weiterentwicklung unterstützt.
Ob die Belegverarbeitung – von der Archivierung bis zur Buchung in DATEV-Rechnungswesen – mit ELO for DATEV optimiert wird, das Vertragsmanagement mit ELO Contract neue Struktur erhält oder Wissen mit ELO Knowledge zentral verfügbar wird: Mit klaren Prozessen und durchgängigen Workflows lassen sich Abläufe nachhaltig vereinfachen.
Belegverarbeitung von der Archivierung bis zur Buchung in DATEV-Rechnungswesen
Ein gut geplanter Einstieg, transparente Prozesse und die passende Begleitung: So gelingt der digitale Wandel – auch in komplexen Unternehmensstrukturen.